MIS: Nützliches Instrument mit Gefahrenpotential

Quelle: Wikipedia

Ein Management-Informations-System, kurz MIS, ist heute aus vielen mittleren und vor allem grösseren und grossen Firmen kaum mehr wegzudenken. Viele die eines haben, schwören darauf. Viele die keines haben, möchten gerne eines. Nun gut, Informationen sind ja immer gut – denkt man zumeist. Kritische Stimmen gegen MIS-Systeme (MI-Systeme wirkt irgendwie unbekannt) haben es schwer. Denn diese verstehen es eben nicht.

Ich persönlich finde solche Informationssysteme grundsätzlich gut und notwendig. Aber bei der Umsetzung gibt es aus meiner Sicht grosse Unterschiede und viele Irrtümer. In diesem Blog möchte ich kurz auf drei generelle Probleme von MIS-Systemen, wie sie meist umgesetzt sind, hinweisen.

Punkt 1: Mehr Informationen sind nicht immer besser

Das Problem von Informationen ist, dass wir uns auf Grund von Informationen, die meist immer noch unvollständig sind, ein Gesamtbild „malen“. Wir erfinden dazu eine Theorie, einen Grund weshalb und wieso. Und schlimmer noch, eine Zukunftssicht. Wenn wir nun täglich Kennzahlen ansehen, dann werden wir relativ bald zu diesen Kennzahlen solche Theorien und Annahmen treffen. Dabei passiert folgendes: Passt die Kennzahl am nächsten Tag zu unserer Theorie, bekräftigt uns dies. Passt die Kennzahl einmal nicht dazu, dann tun wir uns schwer damit und werden sehr lange, häufig zu lange, Erklärungen und Begründungen dafür suchen. Hätten wir die Kennzahl bspw. nur monatlich gesehen, wären wir vielleicht direkt, und daher schneller, auf die richtige Theorie gestossen. In einem solchen Szenario ist die „Mehrinformation“ in Form von kurzen Zeitintervallen eben nicht nützlich. Für einen Day-Trader mögen sekundenschnelle Informationen einen Wert haben. Für eine Management-Strategie sind wesentlich grössere Intervalle zu bevorzugen.
Empfehlung: Ein MIS sollte nicht dazu verwendet werden, dass sich ein (hoher) Manager täglich irgendwelche Kennzahlen anschaut. Diese „Mehrinformation“ kann schädlich sein für seine geistige Flexibilität. Meine Erfahrung ist, dass in MIS-Projekten der Wichtigkeit der Informationsintervalle zu wenig Beachtung geschenkt wird. Es ist eine Nebensache. Die Software kann ja jedes beliebige Intervall anzeigen. Aber um die Software geht es in diesem Aspekt gar nicht.

Punkt 2: Balanced Score Cards und Information Boards etc. können zu einem Tunnelblick führen

Indem man sich stark auf die immer gleichen Kennzahlen konzentriert, erhöht sich das Risiko das man andere Faktoren ausser Acht lässt. Das Problem dabei ist unter anderem, dass eine nützliche Kennzahl für das letzte Problem, wahrscheinlich weniger nützlich ist für das nächste. Es ist nicht möglich, alle Faktoren auf eine Balanced Score Card zu bringen. Der Sinn liegt ja u.a. auch darin, dem Management einen Überblick zu verschaffen.
Empfehlung: Eine Management-Übersicht sollte nicht immer exakt gleich aussehen. Ich bin mir bewusst, dass Manager genau das wollen: Es muss immer identisch sein, damit sie sich schnell einen Überblick verschaffen können. Dabei ist gerade dieser „Überblick“ über bekannte und zu erwartende Informationen trügerisch. Eine Übersicht, die nicht immer gleich angeordnet ist und zwischendurch auch andere Kennzahlen zeigt, fördert meiner Ansicht nach die guten Tugenden von guten Führungspersonen wesentlich besser. Man muss kurz nachdenken. Die eine oder andere neue Kennzahl macht vielleicht auch Neugierig. Und genau das braucht es.

Punkt 3: Falsche Sicherheit von sich bestätigenden Kennzahlen (Truthahn-Problem)

Das Truthahn-Problem ist ein oft bemühtes Motiv. Aber deshalb nicht weniger hilfreich. Ein Truthahn wird sagen wir Mal 1‘000 Tage von Menschen gefüttert. Bereits nach 20 Tage dürfte es für einen Truthahn normal sein, dass die Menschen liebe Wesen sind, deren Aufgabe es ist, Truthähne zu füttern. Jeder Tag mehr bestätigt ihn in seiner Theorie. Am 1‘001 Tag landet er dann wohl genährt auf dem Teller. Die Metapher können wir auf Kennzahlen übertragen. Was ist der Nutzen, wenn ein Manager mehrere hundert oder gar tausend Tage lang sieht, dass die Limite X eingehalten ist, oder dass das Cost Income Ratio unter 50 liegt? Im schlimmsten Fall ist seine Theorie die, dass diese Zahlen Beleg dafür sind, dass seine Strategie die beste ist (wobei es wahrscheinlich keinen Beweis für diese Kausalität gibt) . Er wird seine Strategie an allen Vorträgen und Gesprächen erläutern und mit solchen Zahlen unterlegen. Bis am Tag Y die Limite nicht mehr eingehalten ist oder das Cost Income Ratio plötzlich über 50 liegt. Das Problem ist ganz einfach: Aus solchen sich wiederholenden Zahlenreihen lässt sich einfach nichts für die Zukunft herauslesen. Die Aussagekraft ist auf die Vergangenheit beschränkt. Sie können solche Zahlen in einem Revisionsbericht oder jährlichen Performance-Bericht aufschreiben. Aber als Führungskennzahl für eine Führungskraft, welche Entscheidungen für die Zukunft fällen muss, müssen solche Zahlen kritisch hinterfragt werden.
Empfehlung: Ein MIS sollte Informationen und Kennzahlen liefern, welche sich massgeblich verändert haben oder viel besser noch, solche die sich wahrscheinlich in nächster Zeit verändern werden. Dadurch bleibt die Sensibilität für Veränderungen, Gefahren und Chancen vorhanden. Die natürlichen Instinkte von guten Führungskräften werden gefördert und nicht abgestumpft.

Konklusion

Das Management braucht ein Führungswerkzeug, welches die guten Tugenden von Führungskräften stärkt. Statische Kennzahlen der Vergangenheit, in kurzen Intervallen, gehören nicht dazu. Eine Software ist dann fertig, wenn sie niemand mehr braucht. Diese Erkenntnis trifft stark auf MIS-Systeme zu. Man muss sie brauchen können um neue Erkenntnisse zu gewinnen – sonst werden sie früher oder später wertlos. Oder gar gefährlich. Dazu gehört, dass ein solches System gelebt, gehegt und gepflegt wird. Und dabei ist es durchaus erlaubt, auch einmal die eine oder andere Kennzahl wieder zu entfernen. Es müssen nicht stetig mehr sein um den Anschein zu erwecken, das Werkzeug wäre dadurch immer mehr Wert.